Bảng cân đối cuối tháng cho thấy bạn lãi mười triệu. Nhưng tuần tới phải trả tiền thuê, tiền lương và tiền nhập hàng, mà tài khoản chỉ còn năm triệu. Đó là vấn đề dòng tiền, và nó giết nhiều cửa hàng hơn là thua lỗ.
Dòng tiền khác lợi nhuận
Lợi nhuận là con số kế toán. Dòng tiền là tiền thật trong tài khoản.
Tiền cọc mặt bằng nằm chết suốt hợp đồng. Không phải chi phí nhưng là tiền bị khoá.
Đầu tư thiết bị trả ngay nhưng khấu hao nhiều năm. Dòng tiền âm mà báo cáo vẫn đẹp.
Nhà cung cấp đòi trả trước hoặc gối đầu ngắn. Trong khi tiền từ kênh giao hàng về chậm.
Ứng dụng giao đồ ăn thanh toán sau vài ngày tới một tuần. Tiền ra trước tiền vào.
Lương phải trả đúng hạn. Không hoãn được.
Phí cho bên nhượng quyền cũng vậy. Dù tháng đó lỗ.
Hàng tồn kho là tiền bị đóng băng. Nhập nhiều là dòng tiền căng.
Doanh thu tăng có thể làm dòng tiền xấu đi. Vì phải nhập hàng nhiều hơn trước khi thu tiền.
Theo dõi cả hai chỉ số song song. Chúng kể hai câu chuyện khác nhau.
Dòng tiền quan trọng hơn trong ngắn hạn. Lợi nhuận quan trọng hơn trong dài hạn.
Hết tiền là dừng cuộc chơi. Dù báo cáo có đẹp tới đâu.
Lập bảng dòng tiền
Làm theo tuần chứ đừng theo tháng. Chi tiết đủ để thấy vấn đề trước khi nó xảy ra.
Ghi số dư đầu tuần. Tiền mặt cộng tài khoản.
Liệt kê mọi khoản tiền vào. Doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, tiền từ nền tảng.
Liệt kê mọi khoản tiền ra. Nhập hàng, lương, thuê, điện nước, phí hệ thống.
Ghi rõ ngày dự kiến của từng khoản. Thời điểm quan trọng ngang số tiền.
Tính số dư cuối tuần. Và số dư dự kiến bốn tuần tới.
Đánh dấu tuần nào sẽ âm. Để xử lý trước chứ đừng đợi tới lúc đó.
Cập nhật mỗi tuần vào cùng một ngày. Thành nếp thì mất mười lăm phút.
Giữ bảng này ở nơi bạn nhìn thấy thường xuyên. Nó là bảng điều khiển của cửa hàng.
Bảng tính đơn giản là đủ. Không cần phần mềm phức tạp.
Ghi cả các khoản lớn sắp tới. Bảo trì, gia hạn giấy phép, thuế.
Biết chính xác còn sống được bao nhiêu tuần. Con số quan trọng nhất khi khó khăn.
Quản lý công nợ và thanh toán
Đàm phán gối đầu với nhà cung cấp. Bảy tới mười lăm ngày là thông lệ, cải thiện dòng tiền đáng kể.
Với bên nhượng quyền thì khó hơn. Nhưng vẫn nên hỏi.
Thanh toán đúng hạn để giữ uy tín. Uy tín đổi được điều kiện tốt hơn.
Đừng nợ quá lâu. Nhà cung cấp sẽ tăng giá hoặc ngừng giao.
Ghi chép công nợ rõ ràng. Đối chiếu hằng tháng.
Hạn chế bán chịu cho khách. Với điểm bán nhỏ thì không nên.
Khách doanh nghiệp đặt số lượng lớn thì yêu cầu đặt cọc. Hoặc thanh toán trước.
Theo dõi tiền về từ các nền tảng giao hàng. Đối chiếu với số đơn.
Khuyến khích thanh toán chuyển khoản. Dễ đối chiếu và an toàn hơn.
Kiểm quỹ tiền mặt cuối mỗi ca. Hai người cùng đếm.
Nộp tiền mặt vào tài khoản hằng ngày. Giảm rủi ro mất và dễ quản lý.
Tách bạch tiền cá nhân và tiền cửa hàng. Nguyên tắc cơ bản nhất.
Quỹ dự phòng
Giữ ít nhất hai tháng chi phí cố định trong tài khoản dự phòng. Lưới an toàn tối thiểu.
Ba tháng thì an tâm hơn nhiều. Nhất là trong năm đầu.
Không dùng quỹ dự phòng cho việc mở rộng. Nó có một mục đích duy nhất.
Bổ sung lại ngay sau khi dùng. Ưu tiên cao hơn việc rút lợi nhuận.
Dự phòng cho việc thiết bị hỏng. Tủ mát hỏng là phải thay ngay.
Dự phòng cho việc mất nhân sự. Tuyển và đào tạo tốn thời gian và tiền.
Dự phòng cho mùa thấp điểm. Mùa mưa và sau Tết.
Dự phòng cho sự kiện bất thường. Sửa đường trước cửa, dịch bệnh.
Mua bảo hiểm cháy nổ. Chi phí nhỏ so với rủi ro.
Có hạn mức tín dụng dự phòng. Nhưng chỉ dùng khi thật cần.
Không vay để cầm cự dài hạn. Vay để mở rộng thì được, vay để cầm cự thì rất nguy hiểm.
Quỹ dự phòng là thứ phân biệt người sống sót với người không. Trong ba tháng khó khăn đầu tiên.
Khi thiếu tiền
Nhận ra sớm là lợi thế lớn nhất. Đây là giá trị của bảng dòng tiền hằng tuần.
Ưu tiên lương nhân viên. Mất người là mất khả năng vận hành.
Ưu tiên tiền thuê mặt bằng. Mất mặt bằng là mất tất cả.
Đàm phán giãn nợ với nhà cung cấp. Nói sớm và trung thực thì họ thường đồng ý.
Đàm phán với chủ nhà. Giãn hoặc giảm tạm thời.
Nói chuyện với bên nhượng quyền. Họ có thể có phương án hỗ trợ.
Giảm tồn kho. Nhập ít hơn và thường xuyên hơn.
Cắt chi phí không thiết yếu. Nhưng đừng cắt vào chất lượng.
Tăng doanh thu bằng kênh chi phí thấp. Khách quen và đặt trước.
Không vay lãi cao để cầm cự. Làm tình hình tệ hơn rất nhanh.
Xác định mốc dừng và tôn trọng nó. Quyết định khó nhất và cũng đúng nhất trong nhiều trường hợp.
Sang nhượng sớm còn thu lại được vốn. Càng để lâu càng mất nhiều.
