Người mới mở cửa hàng thường tính đúng các khoản lớn: mặt bằng, lương, nguyên liệu. Rồi ba tháng sau họ ngạc nhiên vì tiền biến mất nhanh hơn dự tính. Phần chênh lệch nằm ở một danh sách các khoản nhỏ mà ít ai liệt kê.
Chi phí trước khai trương
Lương nhân viên trong thời gian đào tạo và chạy thử. Hai tới bốn tuần chưa có doanh thu nào.
Chi phí đi lại và ăn ở khi đi đào tạo. Nếu phải tới cơ sở của bên nhượng quyền.
Chi phí giấy phép và thủ tục. Đăng ký kinh doanh, an toàn thực phẩm, phòng cháy.
Chi phí khám sức khoẻ cho nhân viên. Bắt buộc và phải làm lại định kỳ.
Chi phí tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm. Cho chủ và cho người trực tiếp chế biến.
Phí môi giới mặt bằng. Thường một tháng tiền thuê.
Chi phí nâng công suất điện. Bếp và tủ lạnh cần đường điện riêng.
Chi phí lắp internet và camera. Và phí hằng tháng sau đó.
Chi phí nguyên liệu dùng cho chạy thử. Vài ngày làm hỏng và nếm thử.
Chi phí marketing khai trương của riêng bạn. Ngoài phần hệ thống hỗ trợ.
Chi phí phát sinh trong thi công. Luôn có và thường khoảng hai mươi phần trăm.
Cộng lại thường vài chục triệu. Khoản không nhỏ với điểm bán nhỏ.
Chi phí vận hành hay bị bỏ sót
Hao hụt nguyên liệu. Năm tới mười phần trăm là bình thường trong ngành.
Bao bì và vật tư dùng một lần. Túi, hộp, giấy gói, tem, khăn giấy — cộng lại rất lớn.
Chiết khấu của ứng dụng giao đồ ăn. Hai mươi tới ba mươi phần trăm giá trị đơn.
Phí quảng cáo trên ứng dụng. Không bắt buộc nhưng không chạy thì rất ít đơn.
Chi phí khuyến mãi mà bạn phải chịu. Nền tảng thường yêu cầu tham gia các đợt giảm giá.
Bữa ăn ca của nhân viên. Khoản nhỏ mỗi ngày nhưng cộng cả tháng thì đáng kể.
Đồng phục và thay mới định kỳ. Vài lần mỗi năm.
Bảo trì thiết bị. Khoảng hai phần trăm doanh thu là mức hợp lý để dự phòng.
Đồ vỡ và dụng cụ mất. Chuyện hằng ngày.
Phí ngân hàng và phí thanh toán điện tử. Nhỏ nhưng đều đặn.
Phí phần mềm bán hàng hằng tháng. Và phí kế toán nếu thuê.
Thuế và lệ phí môn bài. Tính trước thay vì bị động.
Chi phí liên quan tới hệ thống
Phí quản lý hằng tháng theo doanh thu. Ba tới tám phần trăm tuỳ hệ thống.
Phí marketing chung. Một tới ba phần trăm.
Chênh lệch giá nguyên liệu so với thị trường. Đây là chi phí ẩn lớn nhất, tính cụ thể bằng cách so giá từng mặt hàng.
Chi phí vận chuyển nguyên liệu từ hệ thống. Có nơi tính riêng.
Chi phí đào tạo bổ sung khi có nhân viên mới. Hoặc khi hệ thống ra sản phẩm mới.
Chi phí thay đổi nhận diện khi hệ thống làm mới thương hiệu. Khoản có thể rất lớn và không báo trước.
Chi phí tham gia sự kiện của hệ thống. Hội nghị, đào tạo định kỳ.
Phí gia hạn hợp đồng. Sau ba năm.
Chi phí khắc phục sau kiểm tra. Nếu bị yêu cầu sửa chữa hoặc thay thiết bị.
Tiền phạt vi phạm. Nếu hợp đồng có quy định.
Hỏi rõ tất cả các khoản này trước khi ký. Bằng văn bản.
Cộng vào bảng tính chi phí hằng tháng. Chúng làm thay đổi điểm hoà vốn đáng kể.
Chi phí cơ hội và chi phí cá nhân
Thời gian của bạn cũng là chi phí. Nếu bạn bỏ công việc lương hai mươi triệu để làm chủ quán thì đó là chi phí thật.
Tự trả lương cho mình trong bảng tính. Nếu không thì con số lợi nhuận là giả.
Chi phí sinh hoạt trong sáu tháng đầu. Bạn cũng cần sống.
Chi phí đi lại tới cửa hàng mỗi ngày. Nhất là nếu ở xa.
Chi phí sức khoẻ. Ngành này làm mười hai tiếng mỗi ngày và nó có giá.
Chi phí thời gian với gia đình. Không đo bằng tiền nhưng rất thật.
Chi phí cơ hội của số vốn. Nếu gửi ngân hàng thì cũng có lãi.
Lãi vay nếu dùng vốn vay. Phải trừ vào lợi nhuận.
Chi phí nếu phải đóng cửa. Tháo dỡ, thanh lý, bồi thường hợp đồng.
Tính hết rồi mới so với phương án khác. Làm thuê, đầu tư khác, tự mở.
Nhiều người quên hoàn toàn nhóm chi phí này. Và vì thế đánh giá sai hiệu quả.
Tính đầy đủ không phải để nản mà để quyết định đúng. Sự khác biệt quan trọng.
Đưa vào kế hoạch
Liệt kê từng khoản một trên bảng tính. Không gộp thành mục khác.
Lấy báo giá thật cho các khoản lớn. Và ước lượng có cơ sở cho khoản nhỏ.
Hỏi chủ cửa hàng hiện tại về các khoản phát sinh. Nguồn thông tin tốt nhất.
Cộng dự phòng hai mươi phần trăm cho tổng. Vẫn sẽ có thứ bạn chưa nghĩ tới.
Ghi chép mọi khoản chi thực tế trong ba tháng đầu. Rồi so với dự toán.
Cập nhật dự toán theo số liệu thật. Nó là tài liệu sống.
Tính lại điểm hoà vốn sau khi bổ sung. Con số thường tăng đáng kể.
Chia sẻ bảng tính với người có kinh nghiệm. Họ sẽ thấy khoản bạn quên.
Kiểm tra lại mỗi quý. Chi phí thay đổi theo thời gian.
Đặt hạn mức cho từng nhóm chi phí. Và theo dõi việc vượt hạn mức.
Con số đầy đủ giúp bạn ngủ được ban đêm. Bất ngờ mới là thứ gây stress.
Biết trước là đã giải quyết được một nửa vấn đề. Nguyên tắc của quản lý tài chính.
