Bánh mì là mặt hàng không để được. Đặt thừa một trăm ổ là mất một trăm ổ. Đặt thiếu vào sáng thứ hai là mất khách trong hai tiếng vàng. Quản lý kho ở mô hình này là bài toán dự báo chứ không phải bài toán lưu trữ.
Dự báo lượng bán
Ghi số lượng bán theo ngày trong bốn tuần. Cơ sở duy nhất đáng tin cho việc dự báo.
Tách riêng từng ngày trong tuần. Thứ hai khác thứ bảy rất nhiều.
Tách riêng theo khung giờ. Sáng, trưa, chiều.
Đánh dấu ngày mưa. Doanh thu giảm rõ rệt, ghi lại để dự báo đúng hơn.
Đánh dấu ngày lễ và sự kiện. Có thể tăng hoặc giảm mạnh tuỳ loại.
Đánh dấu kỳ nghỉ học nếu gần trường. Ảnh hưởng rất lớn.
Tính trung bình theo từng thứ trong tuần. Rồi điều chỉnh theo dự báo thời tiết.
Cộng thêm mười phần trăm dự phòng. Thiếu tệ hơn thừa với mặt hàng chính.
Trừ đi với mặt hàng không để được. Bánh mì tươi chẳng hạn.
Cập nhật dự báo mỗi tuần. Xu hướng thay đổi.
Sau hai tháng bạn dự báo rất chính xác. Kiên trì ghi chép là đủ.
Chia sẻ dự báo với người đặt hàng. Nếu không phải bạn tự đặt.
Bánh mì là mặt hàng đặc biệt vì không để qua ngày. Mọi phép tính về tồn kho đều phải tách riêng nó ra khỏi các nguyên liệu khác.
Tính lượng đặt
Lượng đặt bằng dự báo bán trừ tồn cộng dự phòng. Công thức cơ bản.
Tính riêng cho từng mặt hàng. Chúng có tốc độ tiêu thụ khác nhau.
Nguyên liệu để được lâu thì đặt ít lần hơn. Đồ khô, bao bì, gia vị.
Nguyên liệu tươi thì đặt hằng ngày. Rau, bánh mì.
Biết thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Để đặt kịp.
Đặt sớm hơn vào cuối tuần và trước lễ. Nhà cung cấp cũng nghỉ.
Có mức tồn tối thiểu cho mỗi mặt hàng. Chạm mức đó là đặt ngay.
Có mức tồn tối đa. Để không nhập quá nhiều.
Ghi lượng đặt và lượng dùng thực tế. So sánh để hiệu chỉnh.
Không đặt theo cảm tính. Dùng số liệu.
Không đặt nhiều chỉ vì được giảm giá. Hàng tồn hỏng là mất nhiều hơn phần giảm.
Rà lại công thức đặt hàng mỗi tháng. Nhu cầu thay đổi.
Đặt hàng vào cùng một giờ mỗi ngày. Thành nếp thì không bao giờ quên, và nhà cung cấp cũng quen nhịp của bạn.
Nhận hàng
Nhận hàng vào giờ cố định. Không nhận vào giờ cao điểm.
Cân mọi lô hàng. Giao thiếu là chuyện phổ biến và khó phát hiện nếu không cân.
Kiểm chất lượng trước khi ký nhận. Ký rồi thì không khiếu nại được.
Kiểm nhiệt độ với hàng lạnh. Dùng nhiệt kế chứ đừng sờ tay.
Kiểm hạn dùng của từng mặt hàng. Nhất là hàng gần hạn.
Từ chối hàng không đạt ngay tại chỗ. Và ghi biên bản.
Chụp ảnh khi có vấn đề. Bằng chứng cho việc khiếu nại.
Đối chiếu phiếu giao với đơn đặt. Thừa cũng phải kiểm chứ không chỉ thiếu.
Không để một người vừa đặt vừa nhận hàng. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
Ghi ngày nhận lên mọi thùng. Nguyên tắc vào trước ra trước.
Cất hàng ngay sau khi nhận. Để ngoài là hỏng và mất vệ sinh.
Ghi lại tỷ lệ hàng lỗi theo nhà cung cấp. Dữ liệu cho lần làm việc sau.
Chụp ảnh phiếu giao hàng bằng điện thoại. Lưu theo tháng, đối chiếu về sau mà không cần lục sổ giấy.
Bảo quản
Kho khô phải khô ráo và thoáng. Khí hậu ẩm làm mốc rất nhanh.
Kê hàng cách sàn ít nhất mười lăm phân. Yêu cầu vệ sinh.
Cách tường ít nhất mười phân. Để không khí lưu thông và dễ vệ sinh.
Kho lạnh đúng nhiệt độ và đo hằng ngày. Ghi vào sổ.
Thực phẩm sống ở ngăn dưới. Chống nhiễm chéo.
Đậy kín mọi thứ. Chống ám mùi và chống khô.
Ghi nhãn ngày lên mọi thứ đã mở hoặc đã sơ chế. Không có nhãn là không biết bỏ hay giữ.
Xếp hàng cũ ra phía trước. Vào trước ra trước, nguyên tắc đơn giản mà hiệu quả nhất.
Không để hoá chất cùng khu thực phẩm. Kho riêng và có nhãn.
Kiểm tra côn trùng định kỳ. Và xử lý sớm.
Vệ sinh kho hằng tuần. Và kiểm tra hàng hỏng.
Kho gọn gàng thì kiểm kê nhanh và ít mất mát. Hai lợi ích cùng lúc.
Dán nhãn màu theo ngày trong tuần. Nhìn màu là biết ngay hàng nào cũ nhất, nhanh hơn đọc ngày viết tay.
Kiểm kê và đối chiếu
Kiểm nguyên liệu chính cuối mỗi ca. Ghi vào sổ, chỉ mất năm phút.
Kiểm toàn bộ hằng tuần. Kể cả bao bì và vật tư.
Dùng biểu mẫu in sẵn. Liệt kê sẵn mọi mặt hàng.
Hai người cùng kiểm. Giảm sai sót.
So tồn thực tế với tồn lý thuyết. Chênh lệch là hao hụt.
Đối chiếu với số đơn từ máy tính tiền. Nguồn dữ liệu đáng tin.
Tìm nguyên nhân khi chênh lệch lớn. Đừng bỏ qua.
Ghi nhận mọi trường hợp bỏ đi. Có sổ riêng.
Theo dõi tỷ lệ hao hụt theo tuần. Tăng dần là dấu hiệu cần can thiệp.
Báo cáo tồn kho cho bên nhượng quyền nếu được yêu cầu. Nghĩa vụ theo hợp đồng.
Dùng số liệu kiểm kê để hiệu chỉnh việc đặt hàng. Vòng lặp cải tiến.
Kho là nơi tiền bị khoá và cũng là nơi tiền rò rỉ. Đáng để bỏ công quản lý.
Đặt mục tiêu tồn kho cuối ngày gần bằng không với hàng tươi. Và theo dõi xem mình cách mục tiêu đó bao xa mỗi ngày.
